Tugas surat dan cv

1. Arti atau Pengertian Surat  Menyurat

Surat adalah satu sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.

2. Fungsi Surat

Surat berfungsi untuk

1)  Menyampaikan informasi yang tidak mungkin disampaikan secara tatap muka.

2)  Mengirimkan berita yang tidak bergantung pada waktu, ruang, tenaga, dan biaya.

3)  Alat bukti dalam suatu persengketaan.

4)  Menyimpan informasi dalam waktu lama.

5)  Memuaskan diri sendiri.

6)  Memungkinkan seseorang menafsirkan dengan matang apa yang dimaksud oleh penulis.

7)  Memberi kesempatan kepada penerima surat untuk menentukan reaksi yang diperlukan.

8)  Memberikan kesempatan yang banyak kepada penulis surat untuk memilih kata dan kalimat      yang tepat, sehingga salah paham atau kemungkinan terjadinya perselisihan dapat dihindari.

9) Memberikan kesempatan kepada penerima surat untuk meminta bantuan orang lain menyelesaikan informasi  yang tertuang dalam surat.

10) Dapat digandakan untuk orang lain.

11) Hal-hal yang bersipat rahasia.

3. Syarat-syarat Membuat Surat

Membuat surat yang baik tidaklah gampang. Banyak persyaratan harus dipenuhi. Di samping harus menerapkan prinsip-prinsip efisiensi dan efektivitas, untuk mampu menyusun surat yang baik, menarik, dan modern, penulis harus menguasai syarat dan ciri-ciri surat yang baik, sebagai berikut :

1) Surat ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun baik sesuai dengan peraturan menulis surat.

Untuk itu penulis harus memahami berbagai bentuk surat yang akan digunakan.

2) Surat tidak mengandung kata-kata atau kalimat yang tidak berguna.

Tidak boleh rumusannya bertele-tele atau berbelit-belit. Kalimat hendaknya sederhana, lugas, dan mudah dipahami pembaca. Juga kata-kata yang dipakai harus jelas, tepat, tidak mendua, hemat, dan benar sesuai dengan tata bahasa Indonesia. Hindarilah singkatan  yang tidak perlu, kecuali singkatan untuk satuan-satuan ukuran dan singkatan yang telah lazim dipakai dalam surat menyurat.

3) Surat menunjukkan budi bahasa, pertimbangan baik dan bijaksana.

Nada surat harus hormat, sopan, dan simpatik. Usahakan agar tidak menyinggung atau merendahkan pembaca surat. Dalam menulis surat, penulis hendaknya bersikap seolah-olah ia sedang berbicara dengan yang dituju.

4) Surat hendaknya tidak terlalu panjang.

Surat yang pendek lebih banyak memberi manfaat, misalnya praktis, estetis, dan menghindarkan salah pengertian.

5) Surat harus bersih, necis, tidak kotor.

Sebaiknya dipergunakan kertas yang baik dan warna yang sesuai. Ketikan rapi dan tidak ada huruf yang bertumpuk dan cermat.

Di bawah ini diberikan langkah-langkah penyusunan surat resmi yang perlu diperhatikan :

1. Membuat perencanaan dan persiapan yang baik.

2. Menetapkan dan menguasai masalah yang akan diungkapkan.

3. Pokok masalah itu disusun, lalu diuraikan secara sistematis, kronologis, runtut, dan konsisten.

4. Menetapkan bahan dan data untuk menyusun surat.

5. Mengetahui siapa yang dituju.

6. Menyadari dan menentukan posisi penulis.

7. Menggunakan kelengkapan (fasilitas) yang memadai : pengguna- an bentuk surat, jenis kertas yang dipakai,  warna kertas,  ukuran kertas (folio, kuarto, oktavo), amplop surat dan cara melipat surat, pengetikan, serta pengiriman (waktu yang tepat, jaminan keamanan isinya).

8. Meniliti kembali surat yang telah dikerjakan, apakah sudah betul dan layak dikirimkan atau belum.

4. Bahasa Surat

Yang dimaksud dengan bahasa surat di sini ialah bahasa yang kita gunakan dalam surat kita, terutama bahasa dalam bagian inti surat itu.Bahasa yang digunakan harus tunduk kepada semua aturan bahasa yang berlaku baik struktur kata dan kalimat, maupun penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian alinea/paragraf, dan sebagainya.

Pada alinea pembuka yang merupakan pengantar isi surat, penulis surat biasanya menggunakan kalimat-kalimat khusus yang disesuaikan dengan maksud surat itu. Misalnya, memberitahukan sesuatu, menyatakan sesuatu, meminta sesuatu, membalas surat atau menjawab pertanyaan, dan sebagainya.

Beberapa contoh kalimat pembuka:

-          Dengan surat ini kami beritahukan kepada Saudara…

-          Dengan ini kami mohon bantuan Saudara untuk…

-          Bersama ini kami kirimkan kepada Bapak…

-          Seiring dengan surat ini kami kirimkan uang dengan wesel pos sebesar…

-          Menyusul surat kami tanggal…, dengan ini kami beri tahukan bahwa…

-          Dengan sangat menyesal kami sampaikan kepada Bapak bahwa…

Kesalahan yang boleh dikatakan sudah menjadi suatu salah kaprah dalam surat-menyurat ialah penggunaan kalimat pembuka: Bersama ini kami kabarkan bahwa…, atau Bersama surat ini saya beri tahukan kepada Saudara bahwa…

Ungkapan bersama ini mengandung arti ‘seiring dengan ini’, sedangkan kabar atau berita yang disampaikan itu tidak seiring dengan surat itu, tetapi ada di dalam surat itu. Oleh karena itu, bukan kata bersama ini yang hendaknya dipakai di situ, melainkan katadengan ini atau dengan surat ini.

Mungkin karena pengaruh bahasa Belanda atau Inggris kita juga menulis kalimat pembuka: Menjawab surat Saudara… padahal yang dijawab bukan surat, melainkan pertanyaan yang ada di dalam surat yang diterima. Dalam bahasa Indonesia, lebih tepat bila kita mengatakan/menulis: Membalas surat Saudara tanggal… atauMenjawab pertanyaan Saudara dalam surat tanggal…

Kalimat pembuka yang dimulai dengan kata berhubung saja juga tidak tepat karena ungkapan yang seharusnya digunakan ialah berhubung dengan. Misalnya, berhubung dengan kesehatan saya hari ini agak terganggu… Boleh juga kita mulai kalimat itu bukan dengan ungkapan berhubung dengan, melainkan dengan kata karena:  Karena kesehatan saya hari ini… dan seterusnya.

Ungkapan berhubung dengan menyatakan hubungan pertalian, sedangkan kata karena dipakai untuk menyatakan sebab-akibat. Jadi ada perbedaannya: kata karena tidak dapat diganti dengan kata berhubung. Ungkapan lain menyatakan hubungan pertalian ialah:bertalian dengan, berhubungan dengan, sehubungan dengan, berkenaan dengan, sejalan dengan.

Kalimat penutup surat juga disesuaikan dengan isi surat kita. Pada umumnya, pada akhir surat kita, kita menyampaikan terima kasih kepada orang yang kita kirimi surat itu oleh karena bantuannya, perhatiannya, kerja sama yang ditunjukkannya, dan sebagainya. Kalimat penutup ini haruslah kita tempatkan pada alinea khusus yaitu alinea penutup, jangan disambungkan saja pada bagian isi surat sesungguhnya.

Beberapa contoh kalimat penutup:

-          Atas bantuan Saudara, kami mengucapkan banyak terimakasih.

-          Kami akhiri surat kami dengan ucapan terima kasih atas perhatian serta kerja sama Saudara yang baik.

-          Sekianlah laporan kami, mudah-mudahan beroleh tanggapan dan perhatian Bapak.

-          Semoga laporan kami ini dapat membantu Bapak. Terima kasih kami ucapkan atas perhatian Bapak.

5. Bagian-bagian Surat

1. usaha,perusahaan,atau kantor. kepala surat(kop surat) terletak di bagian paling atas surat.

2. Tanggal surat  : Dimana penulisannya menggunakan huruf untuk bulan,sedangkan untuk tanggal  dan tahun menggunakan angka arab dan tidak boleh disingkat.

3. Nomor surat : Digunakan untuk surat-surat yang sifatnya resmi dan dinas.

4. Lampiran  : Sesuatu yang melengkapi sebuah surat yang berisi keterangan berhubungan dengan surat dan diikutsertakan dalam pengiriman.

5. Perihal/hal surat  : Bagian surat yang digunakan sebagai petunjuk mengenai masalah pokok surat.

6. Alamat  : Meliputi alamat luar pada sampul dan alamat dalam pada surat.

7. Salam pembuka :Bagian surat yang berisi kalimat untuk membuka suatu pembicaraan dalam surat.
8. Isi surat : Pembicaraan inti dalam surat

9. Salam penutup : Bagian surat yang menandakan bahwa surat telah berakhir.

10. Nama perusahaan ataujabatan :Dimana nama perusahaan digunakan untuk surat niaga,sedangkan nama jabatan digunakan untuk surat dinas.

11.  Tanda tangan  :Digunakan untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut.

12.   Nama terang : Nama jelas orang yang betanggung jawab terhadap surat /nama orang yang menandatangani surat.

13. Nama jabatan/NIP : Digunakan dalam surat niaga,sedangkan nip digunakan dalam surat dinas pemerintah.Kepala surat  : Bagian surat yang menunjukan ciri khas suatu badan

14. Tembusan : Surat yang dibuat dengan tindasan karbon yang dapat dikirim kepada orang-         orang   yang ada hubungan dengan surat tersebut.

15. Inisial : Singkatan nama pengonsep dan pengetik surat tersebut.

6. Contoh Surat

Bekasi,29 Juni 2015

Hal : Lamaran pekerjaan

Yang terhormat,

Bapak/ibu Kepala Bagian Personalia

Di tempat

Dengan Hormat 

Saya yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama                           : Karlina Septiyani

Tempat/tanggal lahir   : Bekasi, 10 September 1995

Pendidikan Terakhir    : SMK Akuntansi

Alamat                         : kp. Karang Tengah No 51 Rt 02 Rw 07

No. Telpon                  : 089649274305

Dengan ini saya mengajukan permohonan untuk dapat diterima sebagai pegawai di perusahaan yang bapak/ibu pimpin, sesuai dengan latar belakang pendidikan yang saya miliki.

Sebagai bahan pertimbangan, dengan ini saya lampirkan:

1. Photo copy ijazah/SKHUN
2. Pas photo ukuran 4×6
3. Photo copy KTP
4. Daftar Riwayat Hidup
5. Sertifikat-Sertifikat

Kabar baik dari bapak/ibu akan sangat saya nantikan, atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

    Hormat Saya,

(Karlina Septiyani)

CV (curriculum vitae)

Pengertian CV

Pengertian CV (curriculum vitae) adalah sebuah deskripsi singkat tentang diri Anda dan hal-hal yang pernah dilakukan. Fungsi CV sangat penting, karena setelah surat lamaran, hal yang akan dilihat oleh perusahaan adalah CV Anda. Perusahaan akan menilai anda berdasarkan CV yang anda dibuat.

Manfaat cv

Manfaat Curriculum vitae adalah menjelaskan keterangan diri, informasi diri, data diri dan sebagainya. Dengan CV, setiap orang yang membaca dan memeriksa CV seseorang akan dapat mengetahui dan menelaah setiap orang dari informasi diri yang telah diberikan, serta dapat memberikan gambaran seseorang melalui kegiatan – kegiatan atau dari spesifikasinya dalam pendidikan dan berorganisasi. Dengan kata lain manfaat CV menjelaskan kriteria diri dalam bentuk teks.

Susunan CV

1.      Personal Detail (Data Pribadi), yang menunjukan indentitas anda secara nyata. Nama, TTL, Address, GPA, Poto anda terbaru.

2. Education (Pendidikan).Urutan penulisan pendidikan itu di mulai dari atas ke bawah, kenapa? 1. Agar mudahkan si pembaca dari hal-hal yang terbaru.
3. Non Formal Education, lebih dikenal pendidikan di luar seokolah. Seperti kursus, komputer, Bahasa Inggris, Pajak, dll.
4. Organization, ini merupakan kelebihan anda. Cth: yang pernah anda ikuti organisasi ; Anggota Pencita Lingkungan Bersih, dll. Banyak sebenarnya.
5. Interest (Minat), dimana ketertarikan anda, anda boleh isi sesuka anda,Melamar Sebagai Teacher, bla-bla2, Interest : Adventure. Rock Climbing Art, dll.
6. Validation (Pengesahan), Hampir mau selesai. coba tuliskan sesuatu, untuk menyatakan CV yang anda buat benar Seperti berikut ini.

Bagaimana membuat CV yang baik dan menarik

• Rapi dan Mudah Dibaca

Ini merupakan syarat utama dari sebuah CV atau resume yang efektif dan menjual.  Penampilan CV tentu akan menjadi kesan pertama apakah pembaca ingin melanjutkan ke tahapan selanjutnya atau menyerah sebelum membaca apa yang ada di dalamnya. Kerapian dapat menggambarkan seseorang yang tertib, teratur, sistematis juga kemampuan bekerja-sama dengan orang lain.

Jadi pastikan Anda menggunakan huruf dengan ukuran normal, spasi jangan terlalu rapat, margin tidak konsisten, atau ejaan yang banyak kesalahan. Gunakan format standar, ubahlah format tersebut sesuai dengan kebutuhan.

• Memberikan Informasi Lengkap

CV atau resume yang efektif selalu memberikan informasi lengkap dan relevan kepada orang yang membacanya, setidaknya mencakup semua yang telah Gajimu jabarkan di poin sebelumnya. Gunakan gaya bahasa formal dan kalimat-kalimat yang sederhana serta konsisten dalam seluruh dokumen anda. Dan tulislah CV dengan jujur dan akurat.

• Disajikan Secara Ringkas

CV atau resume yang efektif memang harus menyajikan informasi secara lengkap, tapi bukan berarti CV atau resume Anda harus panjang sekali sampai 10 halaman. Cobalah Anda memaparkan informasi penting, detail dan relevan terhadap pekerjaan yang dituju hanya dalam 1-2 halaman.

• Konsistensi Karir

Sudah menjadi rahasia umum kalau satu hal ini adalah salah satu kunci penting yang menentukan untuk dihubungi oleh pihak perusahaan menuju tahapan rekrutmen berikutnya. Pihak perusahaan lebih memilih specialis dalam bidang tertentu untuk mengisi posisi yang lowong.

• Karir Progresif

Ketika Anda sudah menjadi spesialis di satu bidang, keputusan untuk menuju tahap rekrutmen berikut biasanya akan lebih mudah diambil oleh pihak perusahaan kalau apabila Anda menjalani karir yang progresif. Karena disinilah indikator paling nyata apakah Anda mampu memberikan performa kerja terbaik dalam spesialisasi yang dipilih, yang berarti pula mendapat ganjaran berupa promosi jabatan kalau memang berprestasi.

• Achievement

Jangan pernah ragu untuk mencantumkan pencapaian prestasi yang diukir dalam tiap jabatan atau posisi yang ditempati sebelumnya. Inilah kesempatan terbaik untuk menjual bukti kemampuan dan kompetensi yang sesungguhnya kepada pihak perusahaan yang merekrut.

• Custom Made

Yang dimaksud custom made disini adalah mengubah dan menyesuaikan CV atau resume agar sedapat mungkin menunjukkan kepada pihak perusahaan yang merekrut bahwa kemampuan dan kompetensi yang Anda miliki memang menyamai atau mendekati persyaratan kerja yang dicari oleh pihak perusahaan.